L'une des techniques de productivité les plus anciennes et célèbre est la liste de tâches (la todo liste) Et ce pour une bonne raison : c'est l'un des meilleurs moyens pour vous et pour tout le monde d'arriver à réaliser ses objectifs. Qu'il s'agisse d'une carte mentale (MindMap) ou d'une liste écrite, la liste de tâches est un outil d’efficacité personnelle essentiel.
En même temps, c'est l'un des outils de productivité les plus déroutants qui soient. Beaucoup de gens l’abandonnent ou ne croient pas qu'une liste de choses à faire soit vraiment utile pour eux.
Mais l’hypothèse la plus probable, c’est qu’ils ne savent pas comment avoir une liste de tâches efficace, alors nous allons voir ici comment en créer une correctement.
D'ailleurs, si...
- Vous vous sentez souvent complètement dépassé par tout ce que vous avez à faire
- Vous oubliez parfois de faire des choses importantes
- Les gens doivent vous courir après pour que les choses soient faites.
- Vous avez du mal à respecter les délais
Je crois qu'avoir une todo liste bien pensée pourrait sans doute déjà vous sortir la tête de l'eau.
D'ailleurs, je vous propose ici avant de commencer un petit test rapide pour faire le point et vous autoévaluer
Vous et les quelques millions de personnes qui ont le même problème que vous, chaque jour, au travail mais aussi dans leur vie privée.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une liste de tâches (to-do list) ?
Est-ce que je dois vraiment vous expliquer ça ? 🙂
C’est la liste de tâches que vous devez accomplir, ou de choses que vous voulez faire. Le plus souvent, elle est organisée par ordre de priorité.
Souvent griffonnée sur une feuille de papier ou sur des post-it et sert d'aide-mémoire (ce qui n'est pas la meilleure idée, on verra ça dans quelques lignes).
Avec l’évolution de la technologie, une myriade d’applications "to-do list" ont vu le jour (j’en donne qqs-unes plus loin).
Le fait d'avoir une liste de tout ce que vous devez faire écrite en un seul endroit signifie que vous n'oublierez rien d'important. En classant les tâches de la liste par ordre de priorité, vous planifiez l'ordre dans lequel vous allez les faire et vous pouvez rapidement voir ce qui nécessite votre attention immédiate et les tâches que vous pouvez laisser pour plus tard.
Les avantages sous-estimés de la liste de tâches (to-do list)
L'une des principales raisons pour utiliser une liste de tâches est qu'elle vous aidera à rester organisé.
Lorsque vous écrivez toutes vos tâches dans une liste, elles vous semblent plus faciles à gérer.
Lorsque vous avez un aperçu clair des tâches que vous devez accomplir et de celles que vous avez terminées, cela vous aide à rester concentré.
Sans oublier que la liste vous libère l'esprit pour d'autres tâches plus créatives.
Lorsque vous terminez une tâche, vous pouvez la rayer de votre liste. Et ça bordel, ça fait plaisir!
Cela vous donne un sentiment de satisfaction et d'accomplissement. Si vous ressentez un sentiment de réussite, cela vous stimule et vous motive à aller de l'avant.
Mais ce ne sont pas les seuls avantages...
En voici quelques autres :
Améliore votre mémoire : Il n'est possible de retenir que quelques éléments d'information à la fois. En ayant votre liste à portée de main, vous mémoriser au fur et à mesure vos tâches.
Augmente la productivité : en hiérarchisant les tâches les plus importantes. Cela signifie que vous ne perdez pas de temps sur des tâches qui ne nécessitent pas votre maximum d’attention. Votre liste vous aidera à rester concentré sur les tâches cruciales.
Aide à la motivation : Vous pouvez diviser votre objectif à long terme en objectifs à court terme plus petits et plus réalisables et, à mesure que vous cocherez chacun d'entre eux sur votre liste, votre motivation augmentera. Les listes sont un excellent outil de motivation car vous pouvez les utiliser pour clarifier vos objectifs et vous sentir avancer.
Combien de points faut-il avoir sur une liste de tâche
Fixez toujours un nombre maximal. Certaines personnes n'en ont pas plus de sept, tandis que d'autres seulement trois.
Le principe est de se concentrer sur les tâches les plus importantes que vous devez accomplir ce jour-là. Bien sûr, il y a d'autres choses que vous ferez dans la journée, et c'est très bien, mais vous voulez donner la priorité aux éléments qui figurent sur votre liste de choses à faire avant la fin de la journée.
Que doit-on mettre sur une liste de choses à faire ?
Vous commencerez à vous rendre compte de la puissance de cet outil si vous considérez les différentes stratégies que vous pouvez y intégrer.
C'est votre liste de tâches, alors choisissez parmi les 13 stratégies ci-dessous celle qui vous conviennent le mieux. Si vous n'êtes pas certain, n'hésitez pas à expérimenter et à mélanger plusieurs combinaisons.
Faites-vous ces erreurs courantes avec votre todo liste ?
Avant d'aborder les stratégies permettant de vous créer une liste de tâches efficace, il est utile de savoir pourquoi vous devriez en dresser une.
Les 2 erreurs les plus courantes sont les suivantes :
- Les gens utilisent les listes pour mesurer s'ils sont productifs ou non.
- Ils mettent trop d'éléments sur leur liste
- Ils ne mettent pas d'échéances ou de durée de réalisation
Si vous avez trop de points sur votre liste, vous aurez l'impression d'être torturé car la liste ne se termine jamais. (un petit tuyau, laissez toujours environ 40% de votre temps libre, pour les imprévus...)
Au début, c'est toujours satisfaisant de rayer de nombreux points, mais n'oubliez pas que le temps dont vous disposez dans une journée est limité. Le principe au cœur des todo liste est que vous accordiez plus de valeur à la qualité du travail et aux tâches à fort impact qu'à la quantité pure et simple.
Dans le même ordre d'idées, si vous avez tendance à rechercher la validation, une liste de choses à faire peut-être difficile. Il y aura des jours où vous n'arriverez pas à tout faire à cause des événements de la vie. Cela crée une pression inutile et vous plonge dans un tourbillon de stress.
Le principal objectif de ces listes est d'apporter de la clarté et de la concentration.
Si vous remarquez que vous n’arrivez pas à terminer votre liste chaque jour, alors vous devez avoir une liste de tâches plus courte. Même si tout vous semble urgent et important. Faites cet effort de ne vous concentrer que sur l’essentiel.
Votre liste de choses à faire est un guide auquel vous référer chaque fois que vous en avez besoin. En outre, les techniques que je m'apprête à vous mentionner ci-dessous rendront les listes de tâches plus efficaces pour vous.
Les 13 stratégies incontournables pour une liste de tâches efficace
1. S’attaquer en premier aux « TPI »
Une autre bonne façon d’être efficace avec sa liste est de s'attaquer d'abord à la tâche la plus importante (TPI), ou celle qui vous rebute le plus (mais que vous avez intérêt à faire)... La raison pour laquelle vous devez vous attaquer d’abord aux TPI remonte au fonctionnement de notre cerveau.
Parce qu’en général on préfère commencer par les tâches les plus faciles avant de s’attaquer au gros morceau, mais le problème est que ces tâches - même les plus faciles - épuisent votre énergie et vont vous distraire.
De plus, si vous avez une tâche très importante à accomplir, il y a de fortes chances que vous y pensiez tout au long de la journée. Cela signifie que vous allez encore dépenser de l'énergie rien qu'en y pensant.
Tout cela ne serait pas un problème si vous vous attaquiez à cette tâche intimidante dès le matin.
2. Divisez la liste en deux parties
La première stratégie consiste à diviser votre liste en deux parties. Ces deux parties sont appelées "tâches quotidiennes" et "tâches à faire".
Les tâches quotidiennes sont celles que vous souhaitez développer davantage. Par exemple, si vous voulez prendre l'habitude de faire de l'exercice le matin, une tâche quotidienne pourrait être de suivre un programme d'entraînement de 15 minutes ou de faire une promenade d'une heure.
Vos tâches à faire sont des tâches non quotidiennes que vous devez terminer à un moment donné. Vous devez peut-être préparer un rapport au travail ou faire une présentation. Vous pouvez les inscrire dans votre colonne "à faire".
Il s'agit d'une stratégie efficace, car elle permet à la plupart des gens d'éviter de s’éparpiller ou de procrastiner.
3. Utilisez des listes de contrôle pour les tâches complexes
Si vous établissez déjà des listes restreintes mais que les tâches sont plus complexes à réaliser, je vous conseille de les décomposer. À vous de voir s'il s'agit d'étapes complètes à suivre ou de noter les détails importants qui doivent être présents.
Dans tous les cas, cela vous permet de vous assurer que tout est fait de la bonne manière et que vous n'oubliez aucun détail ou étape clé.
4. Créer une liste de choses terminées
Beaucoup de gens adorent simplement rayer un élément de leur liste. C’est la satisfaction du devoir accompli et selon ce que vous mettez sur ces listes, votre liste de choses faites peut-être une source de motivation à ne pas négliger.
Si vous êtes le genre de personne qui liste des tâches difficiles sur ses todo, le style d’activités qui nécessitent une heure ou deux pour être réalisées correctement. Cela peut vous motiver après une journée de travail, vous remarquez tout ce que vous avez accompli au cours de la journée grâce à cette liste.
5. Ajoutez du fun à votre liste
Si le papier et le crayon ne vous conviennent pas pour dresser une liste de tâches, il existe plusieurs applications qui peuvent vous guider. La beauté des applications de liste de tâches est qu'elles laissent plus de place à la créativité, et certains développeurs y intègrent de la gamification.
Par exemple, Todoist a un système de récompense où les individus gagnent des badges au fur et à mesure qu'ils accomplissent des tâches. Il y a aussi Bounty Tasker, qui vous donne l'impression que vos tâches sont des quêtes secondaires comme dans un jeu vidéo.
6. Mettez des dates limites sur vos listes de tâches
Il s'agit d'une loi puissante lorsqu’on parle de productivité. Par exemple, disons qu’on vous demande de préparer une présentation et que l'on vous donne une semaine pour le faire. Vous y travaillerez probablement de manière régulière tout au long de la semaine. Ou si vous êtes un procrastinateur, vous le remettrez à la veille et le terminerez.
Mais que se passe-t-il si on vous donne la même tâche et que vous n'avez qu'un jour pour la réaliser ? Vous finirez probablement cette présentation, mais vous donnerez la priorité aux points principaux et importants et vous les mettrez en évidence au lieu de la remplir de détails inutiles.
Ce qu’il est important de retenir ; c'est qu'avec vos objectifs et les éléments de votre liste de choses à faire, vous voulez avoir des délais, des échéances. En ce qui concerne les listes de choses à faire, je vous suggère de vous donner une journée pour accomplir les tâches qui y figurent. Cela constitue une pression et une motivation suffisantes pour vous inciter à travailler dur sur ces tâches.
7. Ajoutez des tâches lorsqu’elles sont nouvelles
Une autre stratégie consiste à vous assigner des tâches même lorsque vous travaillez sur autre chose. Gardez à l'esprit que ce n'est pas quelque chose que vous devez faire tout de suite, mais cela peut aider les personnes qui ont du mal à réfléchir à ce sur quoi se concentrer ensuite.
C'est un peu comme lorsque vous entendez quelque chose d'intéressant et que vous le notez. C'est une bonne chose, car cela vous évite d'avoir à ruminer cette idée au lieu de vous concentrer sur la tâche à accomplir. Cela vous évite également d'avoir à vous souvenir de la tâche à accomplir si vous êtes du genre à rédiger la liste des choses à faire le lendemain à la fin de la journée.
8. Donner-vous la permission de réévaluer de votre liste de tâches
En fonction de votre humeur du moment ou de nouvelles priorités une autre bonne stratégie consiste à examiner votre liste de tâches et à y apporter des modifications. Mais pas au jour le jour, plutôt fin de semaine ou fin du mois. Si vous restez avec plusieurs tâches non terminées. Au début, ça peut être compliqué de trouver votre rythme ou la bonne combinaison de stratégie pour vous, il est possible que votre liste se soit allongée parce que vous aviez des attentes irréalistes quant à votre capacité à tout terminer.
En vous donnant la possibilité de réviser votre liste de tâches, vous vous permettez de répartir vos tâches plutôt que de les regrouper. Cela améliore votre état d'esprit car vous n'êtes pas submergé par la liste.
9. Ecrivez des tâches, pas des objectifs
Vous devriez avoir des listes distinctes pour vos tâches et vos objectifs. L'idée n’est pas du tout de mettre des objectifs sur votre liste de tâches.
Si les tâches peuvent vous aider à atteindre vos objectifs, les objectifs sont des désirs plus grands et non quelque chose que vous pouvez réaliser au cours de la journée. Par exemple, "apprendre à parler espagnol " est un objectif ; cependant, vous pouvez le décomposer en une tâche en disant "regarder le journal espagnol pendant 15 minutes"
Cela s'applique également aux objectifs. Vous pouvez les considérer comme des étapes. Pour revenir à l'exemple de l’espagnol, un objectif peut être "discuter en espagnol de mon sport préféré avec quelqu'un".
10. Faites des listes avec des mots clés
C'est-à-dire que vous pouvez regarder rapidement la liste et savoir ce qui doit être fait. Pour ce faire, concentrez-vous sur les mots-clés de tâches spécifiques et ne les faites pas trop détaillées. Par exemple, disons que votre garage est en désordre et que vous voulez le nettoyer. Au lieu d'écrire une longue phrase, soyez bref et écrivez quelque chose comme "nettoyer le garage pendant 30 minutes" ou simplement "nettoyer le garage".
Avec cette stratégie, vous passez moins de temps à écrire la tâche lors de l'établissement de la liste des tâches à accomplir. De plus, vous vous fiez aux mots déclencheurs pour que votre esprit se souvienne des détails spécifiques de cette tâche.
11. N’augmentez pas la difficulté avant d’être prêt.
Certaines des stratégies mentionnées peuvent sembler faciles en apparence, mais elles demandent beaucoup de force mentale, de discipline. Du moins au début. Une fois que tout cela sera en place, vous aurez beaucoup plus facile de les suivre.
Nous ne réalisons souvent pas à quel point ces petits pas peuvent jouer un rôle crucial pour poursuivre et réaliser nos rêves. N'ayez pas honte si vous devez commencer par des tâches simples.
En commençant par noter vos tâches sur la liste, vous aurez l'impression d'avoir eu une journée productive. Ensuite, vous pouvez vous lancer des défis plus difficiles. Créer une routine ou consacrer une demi-heure à une tâche qui vous tient à cœur.
L'idée est de vous habituer à une routine pour ne pas vous sentir dépassé.
12. Mesurez votre temps
Faites en sorte de vous chronométrer sur une semaine pour connaitre le temps moyen passé sur chaque tâche.
Pourquoi c’est important ? Pour 2 raisons :
La première consiste à avoir un repère pour améliorer votre efficacité. En fonction de la tâche, vous pouvez trouver de nouvelles façons d'obtenir les mêmes résultats en moins de temps. Puis de savoir ce que vous pouvez faire dans une journée. Si vous savez qu'il vous faut environ une heure pour effectuer l'ensemble de votre routine matinale, vous pouvez mieux répartir vos tâches.
De plus, si vous savez quelles tâches vous devrez accomplir le lendemain, vous pourrez mieux gérer votre temps puisque vous saurez à peu près combien de temps il vous faudra pour tout faire.
13. Disposez de plusieurs listes – le système pour atteindre vos objectifs
Comme je le disais plus haut, c'est une bonne idée d'avoir des listes distinctes pour différentes choses, comme avoir une liste séparée pour les objectifs, les tâches quotidiennes et les tâches à faire à plus long terme. Une autre façon de voir les choses est d'avoir un système où vous consultez trois listes.
Ces listes sont :
Une liste principale (à long terme)
C'est là que se trouvent tous vos objectifs à long terme, comme déménager dans une nouvelle maison, se débarrasser de vos dettes ou créer une entreprise.
Ce sont des choses qui prendront un an ou plus à accomplir.
Une liste de projets pour la semaine
Ce sont les choses que vous voulez accomplir avant la fin de la semaine, jour après jour. Ce sont des choses qui vous permettront de progresser lentement vers certains des éléments de votre liste principale.
Dans l'exemple précédent, il pourrait s'agir de faire des recherches pour obtenir un prêt, de chercher une maison ou d'ouvrir un compte d'investissement.
Une liste à fort impact
Enfin, il s'agit de tâches qui doivent être accomplies aujourd'hui. Qu'elles soient liées ou non aux deux listes précédentes n'a pas d'importance. C'est ici que sont placées les tâches hautement prioritaires. Il peut s'agir, par exemple, d'appeler des personnes spécifiques ou de travailler sur un projet ou un rapport qui doit être remis prochainement.
Comme ça, vous verrez à quel point cela a un impact sur les objectifs inscrits sur la liste principale.
Mieux encore : c’est une source d'inspiration qui vous rapproche de jour en jour de vos objectifs.
Quelle application « to do list » choisir ?
Les listes de choses à faire existent sous toutes les formes et toutes les tailles. Auparavant, c'était un stylo, des marqueurs et du papier, mais grâce à la technologie, vous pouvez la garder partout avec vous. Mais qu'est-ce qui fait une bonne application de liste de choses à faire ?
Après en avoir testé plusieurs, je retiens ces points :
- Les tâches doivent être rapides à ajouter et à organiser.
- Il doit y avoir plusieurs façons d'organiser les tâches.
- La possibilité de planifier votre flux de travail
- Définir des priorités ou l'importance des tâches
- Sans oublier des rappels pour vos échéances
- Capacité de synchronisation entre différentes plateformes
Il y a une kyrielle d'applications disponibles... Et ça n'aurait pas vraiment de sens de vous en donner une seule car on est tous différent et le plus important c'est qu'elle vous convienne à vous et surtout que vous l'utiliser...
En ce moment, pour ma part, je teste "TodoIst" ... juste pour l'info 😉
Vous pouvez trouver un Top 10 des applications recommandées ici
Réflexions finales
La todo liste n'est pas une simple liste. Avec les techniques vues plus haut, elle peut devenir un outil sophistiqué à votre service. Il vous suffit de combiner les techniques qui marchent le mieux pour vous.
Construire une liste de tâches efficace n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît.
Pourtant il suffit de quelques minutes par jour pour se créer une bonne liste de tâches.
Avec une liste de choses à faire, vous pouvez atteindre vos objectifs sans perdre de temps à essayer de déterminer les priorités.
Votre productivité pourrait même doubler, vous n'oublierez plus rien, votre gestion du temps s'améliorera et vous serez en mesure de gérer vos tâches plus efficacement.
Tout ce que vous devez faire, c'est maintenir cette bonne habitude, à expérimenter et à réévaluer lorsque cela est nécessaire.
N'attendez pas,
Commencez dès aujourd'hui à créer la liste de tâches qui vous convient.
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